Datenschutzerklärung für Einsteller, Reitbeteiligungen, Mitglieder und Erziehungsberechtigte

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Erklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Verein

Reit-Club Emmendingen e. V.

Anschrift

Am Sportfeld 29, 79312 Emmendingen

Telefon

+49 170 4673137

E-Mail

vorstand@reitclub-emmendingen.de

Vertreten durch

den Vorstand: [Name(n) der/des 1. Vorsitzenden]

Registergericht

Amtsgericht Freiburg

Registernummer

VR 260072

Diese Erklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von:

• Mitgliedern des Reit-Club Emmendingen e. V. (aktiv, jugendlich, fördernd, Familienmitgliedschaft),
• Einstellern/-innen, die ein eigenes Pferd auf der Anlage unterstellen bzw. pensionieren,
• Personen mit einer Reitbeteiligung (Teilung der Nutzung und Pflege eines fremden Pferdes),
• Erziehungsberechtigten bzw. gesetzlichen Vertreter/-innen minderjähriger Mitglieder, Einsteller/-innen oder Reitbeteiligter.

Der Reit-Club Emmendingen e. V. besitzt keine eigenen Schulpferde. Neben dem Reitbetrieb organisiert der Verein außerdem verschiedene Veranstaltungen ohne Pferdebeteiligung (z. B. gesellige Vereinsveranstaltungen), die der finanziellen Unterstützung des Vereins dienen; die dabei verarbeiteten Daten von Teilnehmer/-innen sind ebenfalls von dieser Erklärung umfasst, soweit sie über die allgemeine Website-Datenschutzerklärung hinausgehen.

Sie ergänzt, ersetzt aber nicht die allgemeine Datenschutzerklärung für die Vereinswebsite.

Im Rahmen von Beantragung, Begründung, Durchführung und Beendigung der Mitgliedschaft verarbeiten wir insbesondere:

• Name, Vorname, Geburtsdatum
• Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Art der Mitgliedschaft und Eintrittsdatum
• Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber) für den SEPA-Lastschrifteinzug von Aufnahmegebühr und Mitgliedsbeitrag
• Angaben zu Kündigung und Mitgliedschaftshistorie

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vereinsmitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Einwilligung im Rahmen des Aufnahmeantrags (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie ggf. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Für Personen, die ein eigenes Pferd auf der Anlage unterstellen, verarbeiten wir zusätzlich zu den Daten aus 3.1, soweit zutreffend:

• Angaben zum eingestellten Pferd (Name, Rasse, Equidenpass-/Chipnummer, Impf- und Gesundheitsstatus, Versicherungsdaten)
• Vertrags- und Konditionsdaten der Boxenmiete bzw. Pensionspferdehaltung (Boxenmiete, Weidegang, Fütterung, Zusatzleistungen)
• Notfall- und Kontaktdaten (z. B. behandelnder Tierarzt/-ärztin, Hufschmied/-in, Ersatzkontakt im Notfall)
• Angaben zur Haftpflichtversicherung des Pferdes

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung bzw. Anbahnung des Einstellervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit von Tier, Anlage und weiteren Nutzer/-innen, insbesondere im Notfall (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bei einer Reitbeteiligung teilt sich eine weitere Person die Nutzung und Pflege eines fremden Pferdes mit dem/der Einsteller/-in bzw. Eigentümer/-in. Wir verarbeiten hierzu insbesondere:

• Name, Kontaktdaten und Reiterfahrung der reitbeteiligten Person
• Zuordnung zum jeweiligen Pferd und zur einstellenden Person
• Angaben zu vereinbarten Nutzungszeiten, soweit dem Verein zur Belegungs- und Anlagenplanung mitgeteilt
• Notfallkontakt der reitbeteiligten Person

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer geordneten Anlagen- und Belegungsplanung sowie an der Sicherheit auf der Anlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), im Übrigen die Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die eigentliche Reitbeteiligungsvereinbarung wird zivilrechtlich zwischen Einsteller/-in und reitbeteiligter Person getroffen; der Verein ist daran nicht Vertragspartei, kann aber zur Anlagensicherheit und -organisation Kenntnis von den Beteiligten benötigen.

Ist ein Mitglied, ein/-e Einsteller/-in oder eine reitbeteiligte Person minderjährig, verarbeiten wir zusätzlich:

• Name und Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten bzw. gesetzlichen Vertreter/-innen
• Unterschrift/Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten zum Aufnahmeantrag bzw. Einstellervertrag
• Einwilligung zu Bild- und Videoaufnahmen des minderjährigen Mitglieds (siehe Ziffer 5)
• ggf. gesundheitsrelevante Hinweise, die für die sichere Betreuung im Rahmen von Reitstunden oder Veranstaltungen erforderlich sind (z. B. Allergien, Notfallmedikation), soweit von den Erziehungsberechtigten freiwillig mitgeteilt

Rechtsgrundlage ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 8 DSGVO) sowie die Erfüllung der Mitgliedschaft bzw. des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gesundheitsbezogene Angaben werden ausschließlich zum Schutz des Kindes im Notfall verarbeitet und nicht für andere Zwecke genutzt.

Wir verarbeiten die genannten Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Begründung, Durchführung und Beendigung von Mitgliedschaft, Einstellervertrag bzw. Reitbeteiligung
• Einzug von Aufnahmegebühr, Mitgliedsbeitrag und Boxenmiete per SEPA-Lastschrift
• Organisation von Reitstunden, Kursen, Turnieren und Veranstaltungen
• Organisation von Vereinsveranstaltungen ohne Pferdebeteiligung zur finanziellen Unterstützung des Vereins
• Belegungs- und Weideplanung sowie Koordination der Pferdepflege
• Sicherheit von Personen, Tieren und Anlage, insbesondere im Notfall
• Kommunikation mit Mitgliedern, Einstellern/-innen, reitbeteiligten Personen und Erziehungsberechtigten
• Erfüllung gesetzlicher und satzungsmäßiger Pflichten

Bei Reitstunden, Turnieren, Veranstaltungen und im allgemeinen Vereinsleben fertigen wir gelegentlich Foto- und Videoaufnahmen an, die auf der Vereinswebsite, in sozialen Medien (Facebook, Instagram) oder in Printmedien (z. B. Flyer, Vereinschronik) veröffentlicht werden können. Die Veröffentlichung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Person bzw. bei Minderjährigen der Erziehungsberechtigten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. §§ 22, 23 KUG).

Die Einwilligung wird im Rahmen des Aufnahmeantrags eingeholt und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft unter vorstand@reitclub-emmendingen.de widerrufen werden, ohne dass hieraus Nachteile für die Mitgliedschaft, den Einstellervertrag oder die Reitbeteiligung entstehen.

Innerhalb des Vereins erhalten nur die mit der jeweiligen Aufgabe betrauten Vorstandsmitglieder (insbesondere Vorstand und Kassenwart) Zugriff auf die entsprechenden Daten. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur:

• an das kontoführende Kreditinstitut zur Abwicklung des SEPA-Lastschrifteinzugs,
• an Tierarzt/-ärztin, Hufschmied/-in oder Rettungsdienst im Notfall,
• an Turnierveranstalter oder Verbände, soweit für die Anmeldung zu Turnieren erforderlich,
• wenn eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet im Rahmen dieser Verarbeitungen grundsätzlich nicht statt, mit Ausnahme der in der allgemeinen Website-Datenschutzerklärung genannten Dienste (z. B. WhatsApp, Social-Media-Plattformen).

Wir speichern die genannten Daten, solange die Mitgliedschaft, der Einstellervertrag bzw. die Reitbeteiligung besteht, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtliche Fristen von in der Regel bis zu 10 Jahren für Zahlungsdaten) dies erfordern. Notfall- und gesundheitsbezogene Angaben werden gelöscht, sobald die Mitgliedschaft, der Einstellervertrag oder die Reitbeteiligung endet, soweit keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Ihnen stehen als betroffene Person insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), ohne dass hierdurch die Mitgliedschaft, der Einstellervertrag oder die Reitbeteiligung berührt wird
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand siehe oben). Durch die Weiterentwicklung unseres Angebots für Einsteller/-innen, Reitbeteiligungen und Mitglieder oder aufgrund geänderter gesetzlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Erklärung anzupassen.

Ich habe die vorstehende Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und erkläre mich mit der darin beschriebenen Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten (bzw. der Daten des/der von mir vertretenen minderjährigen Mitglieds/Einstellers/reitbeteiligten Person) durch den Reit-Club Emmendingen e. V. einverstanden. Mir ist bekannt, dass ich eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann.

• Mitglied
• Einsteller/-in
• Reitbeteiligung
• Erziehungsberechtigte/-r bzw. gesetzliche/-r Vertreter/-in (bei Minderjährigen)

Bei Minderjährigen ist zusätzlich die Unterschrift eines/-r zweiten Erziehungsberechtigten erforderlich, sofern die Vertretungsbefugnis nicht bei nur einer Person allein liegt.